Fundamentos para la determinación del grado de preparación de la organizaciones para enfrentar siniestros
Por: Cesar A. Duque
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Con frecuencia la Dirección de una empresa o sus auditores y/o consultores internos o externos, están abocados a la tarea de determinar si dentro de la misma existe un “nivel adecuado” de preparación para enfrentar los siniestros con posibilidad de ocurrencia, que permita tener tranquilidad sobre los resultados que de él se puedan esperar. Dicho de otra manera, se requiere, determinar el “nivel de calidad” de los PLANES DE EMERGENCIA.
Aunque existe un grupo importante de normas y guías sobre el tema, provenientes de muy diverso origen y con enfoques específicos para cubrir cada una de ellas aspectos puntuales - generalmente del orden técnico- (véase más adelante una referencia a las mismas), ello no es suficiente; el proceso de determinar el grado de CONFORMIDAD de la preparación para enfrentar siniestros requiere tener un MARCO CONCEPTUAL DE REFERENCIA que oriente a los consultores y auditores sobre la filosofía, los alcances y contenidos de los Planes de Emergencia.
Normas como la BSI – OHSAS 18001 (Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional) de la Institución Británica de Normalización, o las Normas ISO de las series 9001 y 14001 ( o sus equivalentes nacionales) establecen guías metodológicas sobre la manera de implantar mecanismos para el “aseguramiento de la calidad” aplicables a los planes de emergencia, las cuales deben ser complementadas con criterios administrativos y técnicos para su correcta aplicación. Un marco de referencia coherente es lo que permitirá a los interesados articular las guías y normas de referencia con las necesidades estratégicas específicas de una empresa u organización.
Este artículo, extractado del libro en preparación “Manejo de Crisis: como Garantizar la Continuidad de los Negocios” del autor, pretende aportar una visión integral sobre el tema enmarcada dentro del enfoque moderno de la gestión de riesgos.
PLANES DE EMERGENCIA:
MARCO CONCEPTUAL
El funcionamiento de las empresas está sometido en forma permanente a Amenazas de diferente origen, pudiendo ser ellas de carácter ya sea natural, tecnológico o social, que en un momento determinado podrían materializarse en un siniestro (definido como un evento indeseado con posibilidad de afectarla negativamente).
1- CATEGORIAS DE SINIESTROS POSIBLES
Cuando se presentan siniestros en una empresa puede diferenciarse entre aquellos que solo afectan la operatividad (interrumpen o interfieren con el proceso) pero sin poner en peligro a las personas o instalaciones, y aquellos que además de afectar su operatividad pueden poner en peligro a las personas o a las instalaciones.
A los que solo afectan la operatividad se les conoce como CONTINGENCIAS. En esta categoría se incorporan por ejemplo las huelgas, la falla en el suministro de energía, el desabastecimiento de materias primas, etc. La respuesta a este tipo de eventos está orientado fundamentalmente a restablecer la operatividad en las mejores condiciones de tiempo y calidad, en lo que se denomina comúnmente PLANES DE CONTINGENCIA o “Planes de Recuperación” e incluyen la participación de personas de las áreas de producción, mantenimiento, ingeniería, compras, relaciones públicas, comercial, legal, etc. (Véase artículo del autor sobre el tema). En general cada proceso debería tener un Plan de Contingencia. La necesidad de tener un Plan específico de CONTINGENCIA para un proceso en particular y las características del mismo dependerá de la criticidad que dicho proceso revista para la empresa (nivel de impacto negativo que pueda tener sobre el sistema).
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Nueva normatividad: planes de gestión del riesgo de desastres
Con la expedición del Decreto 2157 del 20 de diciembre de 2017 se estableció el marco regulatorio dirigido a los responsables de realizar el Plan de Gestión del Riesgo de Desastres de las Entidades Públicas y Privadas como mecanismo para la planeación de la gestión del riesgo de desastres.
El Plan de Gestión del Riesgo de Desastres de las Entidades Públicas y Privadas (PGRDEPP) es el instrumento mediante el cual las entidades públicas y privadas deberán: identificar, priorizar, formular, programar y hacer seguimiento a las acciones necesarias para conocer y reducir las condiciones de riesgo (actual y futuro) de sus instalaciones y de aquellas derivadas de su propia actividad u operación que pueden generar daños y pérdidas a su entorno, así como dar respuesta a los desastres que puedan presentarse, permitiendo además su articulación con los sistemas de gestión de la entidad, los ámbitos territoriales, sectoriales e institucionales de la gestión del riesgo de desastres y los demás instrumentos de planeación estipulados en la Ley 1523 de 2012 para la gestión del riesgo de desastres.
Esta reglamentación aplica a todas las entidades públicas y privadas, que desarrollen sus actividades en el territorio nacional, encargadas de la prestación de servicios públicos, que ejecuten obras civiles mayores o que desarrollen actividades industriales o de otro tipo que puedan significar riesgo de desastre debido a eventos físicos peligrosos de origen natural, socio-natural, tecnológico, biosanitario o humano no intencional.
El Plan de Gestión del Riesgo de Desastres de las Entidades Públicas y Privadas (PGRDEPP) incluirá, entre otros aspectos, el análisis específico de riesgo que considere los posibles efectos de eventos de origen natural, socio-natural, tecnológico, biosanitario o humano no intencional, sobre la infraestructura expuesta y aquellos que se deriven de los daños de la misma en su área de influencia de posible afectación por la entidad, así como de su operación que puedan generar una alteración intensa, grave y extendida en las condiciones normales de funcionamiento de la sociedad. Con base en ello realizará el diseño e implementación de medidas para reducir las condiciones de riesgo actual y futuro, además de la formulación del plan de emergencia y contingencia, con el fin de proteger la población, mejorar la seguridad, el bienestar y sostenibilidad de las entidades.